Les documents personnalisés vous permettent de générer des PDF sur mesure (reçus, attestations fiscales, certificats d'assurance, documents mutuelle, etc.) à partir des données de vos inscriptions, adhésions ou frais de présences. Vous uploadez un modèle PDF vierge, puis vous y placez des éléments remplis automatiquement à chaque téléchargement.

Dans cet article

Ce que vous apprendrez : créer un modèle de document, le configurer dans le builder PDF, définir les conditions de disponibilité et comprendre où vos clients et collaborateurs peuvent le télécharger.

Prérequis : un fichier PDF vierge prêt à compléter (mentions légales, logo, mise en page).

Articles connexes : Configurer les paiements en ligne, Configurer des coupons de réduction.

💡 Bon à savoir

Les factures et notes de crédit sont générées automatiquement par Stageo. Les documents personnalisés sont des modèles PDF que vous créez vous-même dans Paramètres → Ventes → Documents.

Accéder aux documents

Rendez-vous dans Paramètres → Ventes → Documents. Vous y voyez la liste de vos modèles et le bouton Nouveau document.

Créer un document

Cliquez sur Nouveau document, puis renseignez le formulaire :

Type de document : Inscriptions, Adhésions ou Frais de présences. Ce choix est fixe après la création.
Nom privé : libellé interne visible par vos collaborateurs.
Nom public : titre affiché dans l'espace client.
Modèle : fichier PDF vierge à compléter.
Icône (facultatif) : image pour reconnaître le document dans les listes.
Description (facultatif) : courte explication du contenu.
Conditions de paiement : Aucune condition, Acompte payé ou Montant total payé.
Date de disponibilité : voir la section dédiée ci-dessous.
Durée de la sauvegarde : durée de conservation des PDF générés.
Activer le document : laissez activé pour autoriser les téléchargements.
Document privé : document réservé aux collaborateurs, masqué côté client.

Cliquez sur Sauvegarder. Vous êtes redirigé vers l'onglet Configuration pour placer les éléments sur le PDF.

Attention

Le type de document ne peut plus être modifié après la création. Si vous vous trompez, créez un nouveau modèle et supprimez l'ancien.

Champs selon le type de document

Inscriptions :

Disponibilités éligibles : segments de disponibilités concernés.
Tenir compte des présences : utilise les dates de présence effective dans le PDF généré.

Adhésions :

Adhésions éligibles : types d'adhésions concernés.

Frais de présences :

Configurations de frais de présences éligibles : configurations concernées.
Format du fichier : Un document par client ou Un document par participant.

Date de disponibilité

Les options varient selon le type :

Inscriptions : Immédiatement, Dès le début de la disponibilité ou Dès la fin de la disponibilité.

Adhésions : Immédiatement, Dès le début ou Dès la fin.

Frais de présences : Immédiatement uniquement.

Exemple : école de tennis

Pour une attestation fiscale, choisissez Inscriptions, Montant total payé et Dès la fin de la disponibilité. Le parent ne pourra télécharger le document qu'une fois le trimestre terminé et le solde réglé.

Configurer le modèle PDF

Dans l'onglet Configuration, chaque page de votre PDF apparaît sous forme de carte. Cliquez sur Configurer pour ouvrir le builder.

Dans le builder :

1. Cliquez sur Ajouter un élément.

2. Choisissez le type d'élément :

Texte (Dynamique) : valeur remplie automatiquement (nom du client, montant, dates, etc.).
Texte (Statique) : texte identique sur chaque PDF (mentions légales, titres fixes).
Image : logo, signature ou pictogramme affiché tel quel.
Rectangle : forme colorée pour structurer la mise en page.

3. Placez et dimensionnez l'élément sur la page.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

Répétez pour chaque page du modèle si votre PDF en contient plusieurs.

Notre conseil

Commencez par les éléments Texte (Dynamique) essentiels (nom du participant, montant total, dates). Ajoutez ensuite les éléments statiques et visuels.

Onglets du document

Une fois le document créé, trois onglets sont disponibles :

Informations générales : modifiez le nom, le modèle PDF, les conditions et les options d'éligibilité.

Configuration : accédez au builder pour chaque page.

Téléchargements : consultez l'historique des téléchargements (client et date).

Où télécharger un document généré ?

Côté client : depuis l'espace client, pour les documents non privés et dont les conditions sont remplies.

Côté collaborateurs : depuis la fiche de l'inscription, de l'adhésion ou des frais de présence concernés, onglet documents du dossier.

Les collaborateurs peuvent aussi télécharger les documents privés, invisibles pour le client.

Modifier ou supprimer un document

Modifier : ouvrez le document depuis Paramètres → Ventes → Documents, puis mettez à jour l'onglet Informations générales ou Configuration.

Supprimer : ouvrez le menu Actions du document, puis cliquez sur Supprimer.