Une fois vos catalogues complétés avec vos différentes activités, vous pouvez y ajouter des disponibilités. Pour rappel, les disponibilités vous permettent de configurer "Quand" est-ce que vos activités seront organisées.
Exemple:
Si vous organisez des cours de natation et que vous avez configuré une activité "Cours d'initiation", vous pourriez créer une disponibilité pour chaque samedi matin entre le 1er septembre et le 31 décembre.
Ajouter des disponibilités
Pour ajouter des disponibilités à votre catalogue, rendez-vous dans la section "Disponibilités" du catalogue puis cliquez sur "Nouvelles disponibilités".
Choisissez les dates, l'horaire, les activités et les lieux pour lesquels créer vos disponibilités. Une nouvelle disponibilité sera créée pour chaque activité et chaque lieu sélectionné, vous permettant de créer un grand nombre de disponibilités sans avoir à re-compléter les mêmes informations plusieurs fois.
Données par défaut
Certaines données comme le prix, l'acompte ou la limite d'âge sont configurées au niveau de l'activité. Si vous laissez ces champs vides lors de la création de vos disponibilités, Stageo utilisera la valeur par défaut de l'activité pour créer vos nouvelles disponibilités.
Types de disponibilités
Il existe différents types de disponibilités sur Stageo pour répondre à tous vos besoins:
Disponibilités en créneaux
Ces disponibilités impliquent qu'un participant doive créer une inscription pour chaque date à laquelle il souhaite participer. Si vous choisissez un type de disponibilités en créneaux et que vous sélectionnez 5 dates, Stageo créera 5 disponibilités.
Disponibilités en périodes
Ces disponibilités permettent à un participant de créer une seule inscription pour plusieurs dates de participation. Les disponibilités en périodes sont les plus fréquentes pour les organisateurs de stages de vacances, de cours à l'année, d'activités parascolaires, de garderies, ...
Disponibilités en périodes continues
Ces disponibilités sont utiles si un participant ne quitte pas l'activité entre la date de début et de fin de la disponibilité, par exemple parce qu'il dort sur place.
Le type de disponibilité n'a d'importance que lorsqu'une disponibilité contient plus d'une date.
Collaborateurs assignés à la disponibilité
Vous pouvez assigner vos collaborateurs à vos disponibilités pour comptabiliser leurs prestations ou pour leur donner un accès restreint aux données de Stageo grâce à un rôle de type "Accès restreint".
Exceptions
Les exceptions vous permettent d'éviter de créer des disponibilités à certaines dates comme les jours fériés.
Début et fin des inscriptions
Vous pouvez programmer l'ouverture et la clôture automatique des inscriptions sur Stageo grâce à ce paramètre. En dehors de la période d'ouverture des inscriptions, les disponibilités apparaîtront sur votre site web mais n'accepteront aucune inscription.
Dupliquer des disponibilités
Pour dupliquez vos disponibilités, rendez-vous dans la section "Disponibilités" de votre catalogue, sélectionnez les disponibilités à dupliquer puis cliquez sur le bouton "Sélection" et enfin sur "Dupliquer". La boîte de dialogue qui apparaît vous permet de renseigner les informations nécessaires à la duplication de vos activités.
La plupart du temps, la création des disponibilités telle que détaillée ci-dessus sera plus rapide. Utilisez la duplication lorsque les disponibilités sont complexes.
Modifier une disponibilité
Pour modifier une disponibilité, rendez-vous dans la section "Disponibilités" de votre catalogue et cliquez sur la disponibilité à modifier. Pour modifier les informations générales comme les collaborateurs, le prix, le nombre de places disponibles ou la limite d'âge, cliquez sur "Modifier" depuis le menu d'actions de la disponibilité.
Pour modifier les dates d'une disponibilité, vous devrez utiliser les boutons d'actions de du cadre "Dates" de la page de détails de disponibilités:
Ajouter une date
Cliquez sur le bouton "+" et complétez les données de la date à ajouter.
Modifier ou supprimer une date
Cliquez sur la date à modifier pour arriver sur la page de détails de votre date. Pour supprimer une date, utilisez le menu d'action une fois sur cette page.
Remplacer les dates d'une disponibilité
Vous pouvez remplacer toutes les dates d'une disponibilité depuis le bouton "Crayon". Stageo effacera alors toutes les dates à supprimer et ajoutera les nouvelles dates de votre sélection. Attention, le remplacement des dates peut impacter les inscriptions existantes si vous avez activé les inscriptions partielles.
Supprimer une disponibilité
Pour supprimer une disponibilité, rendez-vous dans la section "Disponibilités" du catalogue et cliquez sur le menu "..." de la disponibilité à supprimer, puis sur "Supprimer".
Vous ne pouvez pas supprimer une disponibilité pour laquelle il existe au moins une inscription.