Présentation des catalogues, activités et disponibilités
Pour bien démarrer sur Stageo, il est primordial de comprendre le lien et les différences entre vos catalogues, vos activités et vos disponibilités. Une bonne compréhension de ces notions sur Stageo vous fera gagner un temps précieux dans la gestion de vos activités.
Catalogue
Vos catalogues regroupent vos activités d'un même type. Il est possible que vous n'ayez qu'un seul catalogue, et vous ne devriez généralement en avoir qu'un nombre très limité.
Exemple:
Si vous organisez des stages de vacances, des activités parascolaires et des garderies, vous créerez les catalogues suivants:
Stages de vacances
Activités parascolaires
Garderies
Note: Vos catalogues changent bien moins souvent que vos activités. Il n'est pas rare de créer ses catalogues lors de la mise en place de Stageo et de ne plus jamais avoir à les modifier dans le futur.
Activités
Vos activités constituent votre offre auprès de vos clients. Elles détaillent toutes les activités que auxquelles vous proposez à vos clients de s'inscrire.
Exemple:
Si vous organisez des stages de vacances, vous pourriez avoir des activités comme "Stage multisport", "Stage créatif" et "Stage de vélo" dans votre catalogue "Stages de vacances".
Disponibilités
Vos disponibilités sont toutes les dates auxquelles vous proposez vos activités à vos clients. La plupart du temps, une même activité pourra être proposée plusieurs fois à des périodes différentes.
Si les activités représentent le "quoi", les disponibilités représentent le "quand". Chaque inscription concernera l'une de vos disponibilités.
Exemple:
Vous proposez une activité "Cours de musique" au mois de Juillet et au mois d'Août avec des inscriptions séparées. Vous créerez alors 2 disponibilités pour votre activité:
Une disponibilité du 1er Juillet au 31 Juillet
Une autre disponibilité du 1er Août au 31 Août
Visualisation
Pour vous aider dans votre compréhension de la structure des catalogues sur Stageo, retenez que vos catalogues contiennent vos activités, et que vos activités contiennent chacune leurs disponibilités.
Si vous avez un doute entre "activité" et "disponibilité", posez vous la question de "Qu'est-ce que j'organise" (l'activité), et ensuite "Quand est-ce que je l'organise" (pour la disponibilité).
Exemples pratiques
Pour bien comprendre comment fonctionnent les catalogues, mettons-nous dans la peau de différents organisateurs.
Organisateurs de stages de vacances
Si vous organisez des stages de vacances, vous devrez tout d'abord créer un catalogue "Stages de vacances" depuis la section "Activités" des paramètres, dans l'onglet "Catalogues".
Une fois votre catalogue créé, vous devrez y ajouter vos activités depuis la section "Activités" de ce catalogue. Vous ajouterez alors une activité pour chaque type de stage de vacances proposé:
"Stage multisports"
"Stage de tennis"
"Stage aventure"
...
Une fois vos activités créées, il est temps de dire "quand" est-ce que vous organiserez vos stages de vacances. Vous créerez alors vos disponibilités:
La première semaine du mois de Juillet
La deuxième semaine du mois de Juillet
...
Et voilà, vous êtes enfin prêt à accepter vos premières inscriptions !
Activités extra-scolaires
Si vous organisez des activités parascolaires, vous créerez un catalogue "Activités parascolaires" depuis la section "Activités" des paramètres, dans l'onglet "Catalogues".
Ensuite, vous devrez y ajouter vos activités depuis la section "Activités" du catalogue en question. Vous créerez alors une activité pour chaque type d'activité extra-scolaire proposée:
"Cours de musique"
"Gymnastique"
...
Maintenant que vos activités sont créées, vous pouvez ajouter vos disponibilités pour spécifier "quand" est-ce que vous organiserez ces activités:
Du 1er septembre au 31 décembre
Du 1er janvier au 30 juin
...
Votre catalogue est complet et prêt à accueillir ses premières inscriptions !
Cours
Imaginons que vous soyez une école de natation, vous devrez un créer un catalogue un catalogue "Cours de natation" depuis la section "Activités des paramètres, dans l'onglet "Catalogues".
Une fois votre catalogue créé, vous y ajouterez vos activités depuis la section "Activités" du catalogue en question. Il vous faudra alors créer une activité pour chaque type de cours proposé par votre école:
"Cours bébés-nageurs"
"Cours de natation pour débutant"
"Cours de natation avancé - Perfectionnement"
...
Maintenant que toutes vos activités ont été créées, il ne vous reste plus qu'à ajouter vos disponibilités, à savoir "quand" est-ce que ces cours auront lieu:
Tous les lundi du mois de septembre
Tous les mercredi de l'année scolaire
...
Félicitations, votre catalogue est prêt à être mis en ligne !
Pourquoi créer des activités et des disponibilités ?
Le système d'activités et de disponibilités vous permet de gagner un temps précieux dans la création de vos catalogues une fois que vous aurez créé toutes vos activités.
En effet, la plupart des activités sont proposées plusieurs fois, par exemple chaque semaine, ou chaque année. Une fois vos activités créées, la création des disponibilités devient un jeu d'enfant et vous complétez vos catalogues en quelques secondes, même si vous proposez des centaines d'activités !
En réutilisant vos activités dans le temps, vous gagnerez énormément de temps lorsqu'il faudra modifier une disponibilité, créer des rapports pour un certain type d'activité ou recevoir les avis de vos clients.
Nous vous recommandons de standardiser un maximum vos activités pour que vos catalogues soient toujours ordonnées et agréables à naviguer pour vos collaborateurs et vos clients.