Lorsque vous activez les paiements par virements bancaires, il est indispensable de communiquer l'historique des transactions de votre compte bancaire pour maintenir Stageo à jour. Cette étape est appelée un rapprochement bancaire et peut se faire de trois manières:
Dans cet article
• Ce que vous apprendrez : synchroniser vos mouvements bancaires et comprendre la réconciliation automatique.
• Prérequis : avoir activé les virements bancaires (Configurer les virements bancaires).
• Articles connexes : Comprendre les moyens de paiement, Suivre les impayés, Encaisser un paiement au quotidien.
Rapprochement manuel
Vous enregistrez les détails de chaque transaction dans Stageo. Ces rapprochements sont idéals si vous avez peu de transactions mais peuvent rapidement devenir trop chronophage lorsque le nombre de vos transactions augmente.
Rapprochement par extraits de compte
Vous mettez en ligne un fichier reprenant vos extraits de compte, généré par votre banque (e.g. un fichier CODA). Stageo analysera le contenu de vos extraits bancaires et mettra à jour tous les paiements reconnus. Cette méthode est rapide et idéale lorsque vous avez un nombre conséquent de transactions.
Rapprochement par synchronisation bancaire
La synchronisation bancaire vous permet de lier votre compte en banque à Stageo pour rapprocher automatiquement toutes vos transactions, sans aucune action de votre part. La synchronisation bancaire est idéale puisqu'elle vous assure que tous les paiements de vos clients soient rapprochés dans Stageo automatiquement et sans effort.
Nouveau rapprochement bancaire
Pour enregistrer un rapprochement, rendez-vous dans Administratif → Paiements → Virements bancaires (/admin/payments/bank/bank-statements). La page Rapprochements bancaires s'affiche avec l'onglet Rapprochements, qui reprend l'ensemble de vos rapprochements quelle que soit la méthode choisie. L'onglet Virements bancaires liste chaque virement importé avec son statut (Réconcilié ou Non-reconnu).
Rapprochement manuel
Cliquez sur Nouveau rapprochement, puis sur Rapprochement manuel. Stageo vous proposera une référence automatique que nous vous conseillons de conserver pour garantir que vos rapprochements soient uniques et séquentiels.
Détails des virements
Pour chaque transaction à rapprocher, ajoutez le Nom du débiteur, la Référence (communication) et le Montant de la transaction. Pour ajouter une nouvelle transaction à votre rapprochement, cliquez sur Ajouter un virement.
Une fois toutes vos transactions complétées, cliquez sur Sauvegarder. Message : Rapprochement sauvegardé ! Le traitement peut prendre plusieurs minutes.
Les transactions sortantes (c'est à dire les transactions que vous avez effectuées) doivent être enregistrées avec un signe négatif.
Rapprochement par extraits de compte
Cliquez sur Nouveau rapprochement, sur Importer un fichier puis sélectionnez Fichier CODA. Si le format de votre fichier d'extraits de compte n'existe pas, cela signifie que Stageo ne le supporte pas encore.
Sélectionnez le fichier d'extraits de compte à importer puis cliquez sur Sauvegarder. Message : Rapprochement sauvegardé ! Le traitement peut prendre plusieurs minutes.
Rapprochement par synchronisation bancaire
Les rapprochements par synchronisation bancaire sont disponibles grâce aux intégrations de Stageo avec d'autres logiciels spécialisés dans les services financiers. En activant une intégration proposant la synchronisation bancaire, vos transactions seront automatiquement rapprochées et aucune action de votre part ne sera nécessaire.
Les intégrations proposant la synchronisation bancaire actuellement disponibles sont:
Ponto Connect
Cette intégration vous permet de lier votre compte bancaire à Stageo via la plateforme "Ponto" opérée par Isabel Group.
Vos transactions bancaires seront synchronisées plusieurs fois par jour, automatiquement.
Les intégrations peuvent engendrer des frais supplémentaires. Référez-vous au descriptif des différentes intégrations pour en savoir plus.
Comprendre les rapprochements bancaires
Les rapprochements bancaires se font en deux étapes: la synchronisation et la réconciliation. Lors de la synchronisation, Stageo enregistre l'historique de vos transactions bancaires dans un nouveau rapprochement. Ces transactions font ensuite l'objet d'une tentative de réconciliation. Lors d'une réconciliation, Stageo va chercher si un paiement avec la référence de chaque transaction était attendu et, le cas échéant, enregistrer de nouveaux paiements pour le compte client lié au débiteur de la transaction.
Dans le détail de vos rapprochements, vous retrouverez la liste de toutes les transactions bancaires synchronisées. Le Statut de chaque virement indique s'il a été réconcilié : Réconcilié ou Non-reconnu. Notez qu'il est tout à fait normal que certaines transactions soient Non-reconnu puisque toutes vos transactions bancaires ne concernent pas nécessairement des achats sur Stageo.
Les virements réconciliés disparaissent de la liste Paiements en attente (Suivre les impayés).
Notre conseil
Si un virement client reste Non-reconnu, vérifiez que la référence saisie par le client correspond à celle générée par Stageo. Vous pouvez aussi enregistrer le paiement manuellement en attendant (Enregistrer un paiement manuel).