La liste des participants ne montre que l'essentiel. Un appui sur une ligne ouvre la fiche complète de l'inscription : coordonnées du client, options achetées, réponses aux questions, QR code, et l'espace pour consigner une note.
Dans cet article
• Ce que vous apprendrez : ouvrir une fiche, joindre un client, afficher un QR code et ajouter une note.
• Prérequis : être connecté à l'application et voir la liste de vos participants.
• Articles connexes : Personnaliser la liste des participants, Scanner les badges depuis l'application.
Ouvrir une fiche
Appuyez sur la ligne d'un participant, depuis l'onglet Participants ou depuis la liste d'une séance. La fiche s'ouvre par le bas de l'écran et se referme avec la croix en haut à droite.
Appuyer sur une ligne n'enregistre aucune présence : seuls les balayages et les scans le font. Vous pouvez donc consulter librement.
Ce que contient la fiche
La fiche est organisée en informations successives :
Participant · Client · E-mail · Téléphone · Adresse · Activité · Dates · Horaire
Viennent ensuite une ligne par Option achetée et une ligne par Question à laquelle le client a répondu au moment de l'inscription. C'est là que se trouvent les informations décisives sur le terrain : allergie signalée, personne autorisée à venir chercher l'enfant, niveau déclaré, transport réservé.
Certaines informations peuvent être absentes de la fiche : le rôle du collaborateur détermine les données qu'il peut consulter (Paramètres → Collaborateurs → Rôles, section Accès aux données). Un champ manquant n'est pas un champ vide dans votre base : c'est un champ masqué pour ce rôle.
Joindre le client
Appuyez sur la ligne Téléphone pour lancer l'appel, ou sur la ligne E-mail pour ouvrir un nouveau message. C'est le geste à connaître quand un enfant se blesse, quand personne ne vient le chercher, ou quand une information manque au dernier moment.
Notre conseil
Autorisez le Téléphone des clients dans le rôle de vos moniteurs. Sans lui, un encadrant confronté à un imprévu doit appeler l'accueil, qui doit ouvrir un ordinateur : trois minutes perdues à un moment où elles comptent.
Afficher le QR code
La ligne QR-code affiche une vignette. Appuyez dessus pour l'agrandir ; la mention Appuyez en dehors pour fermer indique comment revenir à la fiche.
C'est le même code que celui imprimé sur le badge du participant. Utilité concrète : un participant a oublié son badge, un collègue affiche son QR code sur cet écran, et l'accueil le scanne directement depuis le téléphone.
Ajouter une note
En bas de la fiche, la section Notes permet de consigner une observation, avec le champ Entrez votre note ici... puis le bouton Ajouter la note.
La note est enregistrée immédiatement (Note ajoutée avec succès) et rejoint l'historique affiché en dessous, avec le nom de son auteur et sa date. Ces notes sont les mêmes que celles visibles dans votre espace organisateur : ce qu'un moniteur écrit sur le terrain est consultable à l'accueil dans la foulée.
Une note vide est refusée (Veuillez entrer une note), et une note ne peut être ni modifiée ni supprimée depuis l'application.
💡 Bon à savoir
La section Notes n'apparaît que si le rôle du collaborateur autorise les notes des clients.
Les notes sont des données personnelles : rappelez à vos équipes d'y consigner des faits utiles au suivi (« parti à 15 h avec sa grand-mère », « genou douloureux, n'a pas participé l'après-midi ») plutôt que des appréciations sur les personnes.
« Impossible de charger l'inscription »
Ce message signale que la fiche n'a pas pu être récupérée. Vérifiez la connexion internet, refermez la fiche et faites glisser la liste vers le bas pour la recharger.