Quand les participants défilent en continu à un point d'accueil, chercher chaque nom dans une liste fait perdre du temps. Le scanner de Stageo Companion enregistre la présence en présentant simplement le badge devant la caméra du téléphone.
Dans cet article
• Ce que vous apprendrez : ouvrir le scanner, choisir le mode arrivées ou départs, interpréter les retours et comprendre sur quelle date la présence est enregistrée.
• Prérequis : des badges imprimés pour vos participants. Voir Générer des badges de présences.
• Articles connexes : Enregistrer les présences par balayage.
Ouvrir le scanner
L'icône du scanner se trouve en haut à droite de l'écran. Trois points d'entrée sont possibles, et le choix a des conséquences :
• Depuis l'onglet Activités ou l'onglet Participants — le scan porte sur toutes vos séances du jour. C'est le mode à utiliser à un accueil commun.
• Depuis la liste des participants d'une séance — le scan est limité à cette séance et à sa date. C'est le mode à utiliser quand vous encadrez un groupe précis, ou quand vous rattrapez les présences d'une séance qui n'est pas celle d'aujourd'hui.
Notre conseil
Partez toujours de la séance concernée lorsque vous encadrez un groupe unique. Un badge scanné depuis l'accueil général peut être rattaché à une autre séance de la journée si le participant est inscrit à plusieurs activités.
Autoriser la caméra
À la première ouverture, l'application affiche Permission nécessaire et explique qu'elle a besoin d'accéder à la caméra pour lire les QR codes des badges. Appuyez sur Continuer, puis acceptez la demande de votre téléphone.
Si l'autorisation a été refusée par erreur, il faut la rétablir dans les réglages du téléphone, à la rubrique de l'application Stageo Companion.
Choisir le mode : arrivées ou départs
Dès que la caméra est prête, l'application demande Mode de présence — « Sélectionnez le mode de présence à utiliser dans cette session. » — avec deux choix :
• Enregistrer les arrivées
• Enregistrer les départs
Le titre de l'écran devient alors Arrivées ou Départs, avec la date et, le cas échéant, le nom de l'activité. Ce titre est votre garde-fou : vérifiez-le avant de commencer à scanner.
Pour changer de mode en cours de session — typiquement en fin de journée, quand les départs commencent — appuyez sur l'icône en haut à droite : la question Mode de présence réapparaît.
Le mode reste actif tant que vous ne le changez pas. Scanner les départs du soir en ayant oublié de basculer depuis « Arrivées » ne produit aucune erreur visible : l'application constatera simplement que l'arrivée est déjà enregistrée et n'écrira rien. Prenez l'habitude de contrôler le titre de l'écran.
Scanner
L'écran se partage en deux : la caméra occupe la moitié supérieure, l'historique des scans la moitié inférieure.
Présentez le QR code du badge devant la caméra. À chaque lecture, le téléphone vibre légèrement et un message de confirmation apparaît. Le participant vient se placer en haut de l'historique : c'est votre preuve visuelle que la bonne personne a été enregistrée.
Il n'y a rien à valider ni à appuyer entre deux badges : enchaînez.
Un même badge scanné deux fois dans la même session est ignoré, ce qui évite les doublons lorsqu'un QR code reste devant l'objectif.
Scanner sans badge imprimé
Chaque fiche de participant contient son QR code, affichable en plein écran. Un participant qui a oublié son badge peut donc être scanné depuis l'écran d'un second téléphone, ou depuis le QR code reçu par e-mail.
Sur quelle date la présence est-elle enregistrée ?
Un badge identifie un participant, pas une séance. Stageo doit donc choisir à quelle inscription rattacher le scan. La règle est la suivante :
• seules les séances de la journée concernée auxquelles le collaborateur a accès sont examinées ;
• parmi celles-ci, Stageo retient celle dont l'horaire est le plus proche du moment du scan — l'heure de début en mode Arrivées, l'heure de fin en mode Départs ;
• les inscriptions annulées sont ignorées.
Exemple
Un enfant est inscrit à la garderie du matin (7 h 30 – 9 h) et au stage de tennis (9 h – 16 h). Scanné à 7 h 35 en mode Arrivées, il est pointé sur la garderie. Scanné à 16 h 05 en mode Départs, il est pointé sur le stage.
Scanné à 8 h 50, en revanche, le résultat dépend de quelques minutes. Pour lever toute ambiguïté, ouvrez le scanner depuis la séance concernée.
Le scan n'écrase jamais une heure existante
C'est une sécurité importante :
• en mode Arrivées, si une heure d'arrivée est déjà enregistrée, elle est conservée ;
• en mode Départs, si une heure de départ est déjà enregistrée, elle est conservée ;
• si les deux heures sont déjà enregistrées, le scan ne modifie rien.
Un participant peut donc repasser devant le scanner sans risque de fausser ses horaires. En contrepartie, un scan ne permet pas de corriger une heure erronée : cela se fait depuis l'espace organisateur, dans Accueil → Présences.
À noter également : scanner un participant marqué Absent annule cette absence et l'enregistre comme présent.
Quand un scan échoue
Un message d'échec s'affiche à la place de la confirmation. Les causes habituelles :
• le badge ne correspond à aucun participant attendu ce jour-là, ou pour cette séance si le scan est limité à une séance ;
• l'inscription a été annulée ;
• le participant relève d'un autre groupe que celui dont le collaborateur est responsable ;
• le QR code n'est pas un badge Stageo ;
• la connexion internet est interrompue.
En cas de doute, revenez à la liste des participants et enregistrez la présence par balayage : le résultat est identique.
Notre conseil
Testez un badge en interne avant le premier jour de la saison, en conditions réelles : badge imprimé au format définitif, sur le lieu d'accueil, avec le téléphone qui servira réellement. Une plastification trop brillante ou un badge trop petit se repèrent en trente secondes de test, et coûtent une matinée le jour J.
Masquer l'icône du scanner
Si vos collaborateurs n'utilisent pas de badges, l'icône peut être retirée des écrans : Profil → Paramètres → Activités → désactivez Afficher le scanner QR, puis Enregistrer.