Introduction
Dans certains cas, il est possible que vos inscriptions doivent être annulées. Sur Stageo, les inscriptions peuvent être annulées dans 3 scénarios:
Annulation par le client
Annulation par l'organisateur (vous-même)
Annulation automatique
Grâce aux paramètres d'annulations, vous pouvez automatiser la gestion des annulations et des remboursements pour offrir une flexibilité maximale à vos clients, selon vos conditions.
Nouvelle configuration
Pour personnaliser le comportement de la plateforme lors d'une annulation, créez une nouvelle configuration d'annulations depuis la section "Inscriptions" des paramètres, dans l'onglet "Annulations", en cliquant sur "Nouvelle configuration".
Commencez par attribuer un nom à votre configuration. Ce nom vous servira au moment de créer une nouvelle activité, lorsque vous devrez choisir la configuration d'annulations à utiliser.
Frais d'annulations
Si vous souhaitez faire payer des frais lorsqu'une inscription est annulée, vous pouvez l'automatiser grâce aux frais d'annulations. Ces frais peuvent être définis en frais fixes (une somme à payer suite à une annulation) ou en pourcentage du prix total de l'inscription.
Remboursements
Depuis la section "Remboursements", définissez votre politique de remboursement pour les annulations de vos clients. Le remboursement des inscriptions annulées est facultatif et, si vous ne complétez aucun champ "remboursement", les inscriptions annulées seront considérées comme "à payer" au même titre qu'une inscription qui n'aurait pas annulée.
Vous pouvez décider de rembourser le montant payé pour une inscription ou les frais d'annulations dans un certain délai. Ce délai peut être calculé à partir de la date d'inscription, ou depuis la date de début de l'activité réservée.
Exemple:
Si vous souhaitez permettre à vos clients d'annuler leur inscription jusqu'à 24 heures avant le début de l'activité réservée, vous définirez un délai de remboursement de "24 heures" et un type de délai "Avant le début de la disponibilité". La logique est la même pour le remboursement des frais d'annulation.
Annulations
Sur Stageo, vos clients peuvent annuler eux-mêmes leurs inscriptions, selon vos paramètres d'annulations, et Stageo se chargera automatiquement de rembourser les montants payés, de libérer la place disponible dans votre disponibilité et de confirmer l'annulation au client.
Nous vous recommandons d'accorder un délai d'annulation à vos clients pour vous éviter une charge de travail inutile. Il arrive par exemple que certains clients changent d'avis et souhaitent annuler une inscription fraîchement validée pour s'inscrire dans une autre activité.
Vous pouvez décider du délai dans lequel vos clients peuvent annuler eux-mêmes leur inscriptions depuis leur espace client dans la section "Annulations". Vous avez le choix entre un délai après la création d'une inscription ou un délai avant le début de l'activité réservée, selon vos préférences. En laissant le champ "Annulation par le client" vide, vos clients ne pourront pas annuler leurs inscriptions.
Vous pouvez également demander à Stageo d'annuler automatiquement les inscriptions impayées dans un certain délai pour libérer des places dans vos activités. Si vous choisissez de configurer un acompte dans vos activités, Stageo annulera les inscriptions pour lesquelles ce dernier n'aura pas été payé. Sans acompte, les inscriptions "à solder" seront annulées dans le délai de votre choix. L'annulation automatique est particulièrement recommandée si vous activez les paiements par virement bancaire.
Exemple:
Si vous souhaitez que vos clients aient un maximum de 14 jours pour payer leur inscription, vous configurerez "14 jours" dans le champ "Annulation automatique".