Les horaires de réservation définissent quand et comment vos clients peuvent réserver vos infrastructures. Chaque horaire détermine les jours, les heures, les durées possibles et les tarifs associés. Vous pouvez créer plusieurs horaires par infrastructure pour couvrir différents cas d'utilisation.
Notre conseil
Utilisez plusieurs horaires pour différencier vos offres selon les jours ou les périodes. Par exemple, un tarif réduit en semaine et un tarif premium le week-end, ou des durées de réservation plus longues pendant les vacances scolaires.
Exemple :
Un centre sportif avec un terrain de padel pourrait configurer les horaires suivants :
Horaire "Semaine" : lundi au vendredi, 8h00 - 22h00, durées de 60 min (15 €) et 90 min (20 €), priorité 1
Horaire "Week-end" : samedi et dimanche, 9h00 - 18h00, durée fixe de 90 min (25 €), priorité 1
Horaire "Vacances d'été" : lundi au dimanche, 8h00 - 23h00, durées de 60 min (20 €) et 90 min (28 €), du 1er juillet au 31 août, priorité 10
Pendant les vacances d'été, l'horaire "Vacances d'été" prendra le dessus grâce à sa priorité plus élevée. Le reste de l'année, les horaires "Semaine" et "Week-end" s'appliqueront selon le jour.
Règle de réservation
Chaque horaire utilise une règle de réservation qui détermine comment les créneaux sont générés et proposés à vos clients. Trois règles sont disponibles :
Fixe
Les réservations sont possibles à des horaires fixes, pour une seule durée. Par exemple, des créneaux de 60 minutes toutes les heures. La durée du créneau est déterminée par le tarif unique que vous configurez. L'intervalle entre les créneaux est automatiquement défini par cette durée.
Flexible
Les réservations peuvent être effectuées à des horaires variables et pour différentes durées. Vous définissez un intervalle (par exemple, toutes les 30 minutes) qui détermine à quelle fréquence un créneau peut commencer, puis vous configurez plusieurs tarifs avec des durées différentes. Par exemple, un intervalle de 30 minutes avec des durées de 60 et 90 minutes proposera à vos clients le choix entre ces deux durées à chaque créneau.
Flexible sans trous
Identique à la règle flexible, mais le système empêche les réservations qui créeraient un trou inutilisable dans les disponibilités de l'infrastructure. Cela permet d'optimiser l'occupation de vos infrastructures en évitant les créneaux vides trop courts pour être réservés.
Tarifs
Chaque horaire est associé à un ou plusieurs tarifs. Un tarif combine une durée de réservation (en minutes) et un montant.
En règle Fixe : un seul tarif est autorisé. La durée de ce tarif détermine également l'intervalle entre les créneaux.
En règle Flexible ou Flexible sans trous : vous pouvez configurer plusieurs tarifs avec des durées différentes. Vos clients pourront choisir la durée souhaitée au moment de la réservation.
💡 Bon à savoir
Au moins un tarif est obligatoire pour chaque horaire. Sans tarif, aucun créneau ne sera proposé à vos clients.
Intervalle de réservation
L'intervalle définit à quelle fréquence les créneaux de réservation peuvent commencer. Par exemple, un intervalle de 30 minutes avec un horaire de 9h00 à 12h00 proposera des créneaux commençant à 9h00, 9h30, 10h00, 10h30, etc.
En règle Fixe, l'intervalle est automatiquement défini par la durée du tarif. En règle Flexible ou Flexible sans trous, vous devez le définir manuellement.
Jours de la semaine et plage horaire
Chaque horaire est actif certains jours de la semaine, entre une heure de début et une heure de fin.
Jours de la semaine : sélectionnez les jours où cet horaire est actif (lundi à dimanche).
Heure de début : l'heure à laquelle les réservations peuvent commencer chaque jour.
Heure de fin : l'heure à laquelle les réservations peuvent se terminer chaque jour.
Par exemple, un horaire actif du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00 ne proposera des créneaux que pendant ces jours et ces heures.
Période de validité
Vous pouvez optionnellement restreindre un horaire à une période de dates spécifique :
Date de début (facultatif) : la date à partir de laquelle l'horaire est actif.
Date de fin (facultatif) : la date jusqu'à laquelle l'horaire est actif.
Cela est particulièrement utile pour les horaires saisonniers (vacances, événements spéciaux) ou pour planifier à l'avance un changement d'horaire.
Priorité
Lorsqu'une infrastructure est associée à plusieurs horaires qui se chevauchent (même jour, même heure), le système utilise la priorité pour déterminer quel horaire appliquer. L'horaire avec la priorité la plus élevée est utilisé.
💡 Bon à savoir
Si deux horaires ont la même priorité et se chevauchent, le système utilisera le plus récent. Il est recommandé de toujours attribuer des priorités distinctes pour éviter toute ambiguïté.
Infrastructures
Chaque horaire est lié à une ou plusieurs infrastructures. Seules les infrastructures sélectionnées proposeront des créneaux de réservation basés sur cet horaire.
Exceptions
Les exceptions sont des périodes calendrier pendant lesquelles l'horaire ne sera pas actif. Par exemple, vous pouvez exclure les jours fériés ou les périodes de maintenance. Les exceptions sont gérées séparément (dans les périodes calendrier) et associées à un ou plusieurs horaires.
Si un créneau tombe pendant une période d'exception, il ne sera pas proposé à vos clients.
Configurations de participation
Vous pouvez associer des configurations de participation à un horaire. Celles-ci définissent les informations sur les participants que vos clients devront fournir au moment de la réservation : sélection de participants existants, saisie de noms d'invités, etc. Les configurations de participation sont gérées dans leur propre onglet et peuvent être partagées entre plusieurs horaires.
Créer un horaire de réservation
Pour créer un nouvel horaire, rendez-vous dans la section "Réservations" des paramètres, puis dans l'onglet "Horaires" et cliquez sur "Nouvel horaire".
Remplissez les champs suivants :
Nom : un nom pour identifier facilement cet horaire.
Règle de réservation : choisissez entre Fixe, Flexible ou Flexible sans trous.
Intervalle de réservation (règles Flexible et Flexible sans trous uniquement) : la fréquence à laquelle les créneaux peuvent commencer.
Tarifs : ajoutez une ou plusieurs combinaisons durée/montant. En règle Fixe, un seul tarif est autorisé.
Jours de la semaine : sélectionnez les jours où cet horaire sera actif.
Heure de début : l'heure de début des créneaux.
Heure de fin : l'heure de fin des créneaux.
Priorité : un nombre entier. En cas de chevauchement d'horaires, la priorité la plus élevée l'emporte.
Date de début (facultatif) : la date à partir de laquelle l'horaire est actif.
Date de fin (facultatif) : la date jusqu'à laquelle l'horaire est actif.
Infrastructures : sélectionnez les infrastructures auxquelles cet horaire s'applique.
Exceptions (facultatif) : sélectionnez les périodes calendrier pendant lesquelles cet horaire ne sera pas actif.
Configurations de participation (facultatif) : sélectionnez les configurations de participation associées.
Modifier un horaire de réservation
Pour modifier un horaire, rendez-vous dans la section "Réservations" des paramètres, puis dans l'onglet "Horaires" et cliquez sur l'horaire à modifier.
Attention
La modification d'un horaire de réservation impacte les réservations futures. Les réservations déjà effectuées ne sont pas affectées.
Supprimer un horaire de réservation
Pour supprimer un horaire, rendez-vous dans la section "Réservations" des paramètres, puis dans l'onglet "Horaires", cliquez sur le menu "..." de l'horaire à supprimer et sélectionnez "Supprimer".
Attention
La suppression d'un horaire de réservation n'impacte pas les réservations existantes. Les créneaux générés par cet horaire ne seront plus proposés aux clients.