Si vous souhaitez exporter des données hors de la plateforme, vous pouvez le faire facilement et deux méthodes s'offrent à vous:
Export rapide d'une liste
Ces exports sont les plus rapides et vous permettent d'exporter le contenu d'une liste au format de votre choix.
Export via un modèle d'export
Les modèles d'export vous permettent de générer des fichiers Excel plus avancés et d'exporter des quantités de données plus importantes.
Export rapide d'une liste
Toutes les listes affichées sur votre espace organisateur peuvent être rapidement exportées au format de votre choix via le menu d'actions de la liste situé dans le coin supérieur droit de cette dernière (voir image ci-dessous).
En cliquant sur le bouton "Télécharger" de votre liste, tous les résultats apparaissant à l'écran seront exportés dans un fichier du format de votre choix instantanément.
Vous pouvez utiliser le filtre "Nombre de résultats" pour augmenter le nombre de résultats affichés dans la liste (maximum 100) et donc exporter vos données en plus grand nombre. Si vous devez exporter plus de 100 résultats, nous vous recommandons d'utiliser un modèle d'export.
Ajouter un modèle d'export
Les modèles d'exports vous permettent de créer un modèle de fichier Excel (.xlsx) que Stageo pourra compléter avec vos données, qu'importe le volume de données à exporter.
Pour configurer un nouveau modèle d'export, rendez-vous dans la section "Autres" des paramètres, dans l'onglet "Exports de données" puis cliquez sur "Nouveau modèle".
Donnez un nom à votre modèle d'export et choisissez le type de données à exporter.
Contenu de l'export
Une fois votre modèle d'export créé, vous devez configurer son contenu en ajoutant toutes les colonnes à inclure dans l'export.
Pour ajouter une nouvelle colonne, cliquez sur "Ajouter une colonne" dans le coin supérieur droit de l'écran et choisissez la donnée à inclure dans la boîte de dialogue qui s'ouvre à l'écran.
Le fichier Excel qui sera généré aura exactement le format du modèle d'export, c'est-à-dire le même nombre de colonnes dans le même ordre.
Vous pouvez déplacer les colonnes de votre modèle avec un "glisser-déposer" ou les modifier en cliquant directement sur la colonne à modifier.
Grouper les données (Facultatif)
Vous pouvez grouper les données d'un export pour créer une "feuille" par donnée dans le fichier exporté.
Exemple:
Si vous choisissez de grouper les données d'un export d'inscriptions par la donnée "Lieu de la disponibilité", le fichier exporté contiendra une feuille par lieu et chaque feuille contiendra les données des inscriptions liées à ce lieu.
Générer un export à l'aide d'un modèle
Pour générer un modèle d'export, vous devrez avoir préalablement configuré un modèle d'export (voir section "Ajouter un modèle d'export").
Une fois votre modèle d'export configuré, rendez-vous sur la page contenant les données à exporter. Dans le cas d'un export d'inscriptions, cela peut être une page reprenant les inscriptions ou une page reprenant des disponibilités. Sélectionnez les données à exporter et cliquez sur "Exporter" dans le menu de sélection.
Exemple:
Pour exporter toutes les inscriptions aux disponibilités d'un catalogue, rendez-vous dans la section "Disponibilités" de ce catalogue, sélectionnez les disponibilités à inclure dans l'export et cliquez sur "Exporter" dans le menu de sélection disponible dans le coin supérieur droit de votre écran.
Une boîte de dialogue s'ouvrira alors et vous demandera quel modèle d'export utiliser. Notez que seuls les modèles d'exports éligibles au type de données sélectionnées apparaîtront. Sélectionnez le modèle à utiliser puis patientez pendant que votre export est généré, ce qui peut prendre jusqu'à quelques minutes.
Une fois votre export généré, cliquez sur le dernier export en date pour ce modèle pour télécharger le fichier Excel généré. Tous les fichiers d'exports générés peuvent être retrouvés depuis la section "Autres" des paramètres, dans l'onglet "Exports de données" et en cliquant sur le modèle d'export généré.
Modifier un modèle d'export
Pour modifier un modèle d'export, rendez-vous dans la section "Autres" des paramètres, dans l'onglet "Exports de données" puis cliquez sur le modèle d'export à modifier.
Supprimer un modèle d'export
Pour supprimer un modèle d'export, rendez-vous dans la section "Autres" des paramètres, dans l'onglet "Exports de données", cliquez sur le menu "..." du modèle à supprimer puis sur "Supprimer".