Cet article complète Configurer des frais de présences en détaillant l'exploitation au quotidien : facturer un cycle, compléter un oubli et suivre les frais générés.
Dans cet article
• Ce que vous apprendrez : facturer un cycle, ajouter un client ou un participant oublié, suivre et encaisser les frais générés.
• Prérequis : une configuration de frais de présences avec au moins un tarif, et des présences enregistrées sur la période.
• Articles connexes : Configurer des frais de présences, Enregistrer les présences, Utiliser Companion pour vos frais de présences.
Vérifiez les présences avant de facturer
Les montants sont calculés à partir des heures d'arrivée et de départ enregistrées. Passez en revue la période dans Accueil → Présences et corrigez les oublis avant de confirmer le cycle : une fois les factures créées et envoyées, la correction suppose une annulation ou une note de crédit.
Consulter et créer les cycles
Les cycles de facturation appartiennent à une configuration de frais de présences. Rendez-vous dans Paramètres → Inscriptions → Frais de présence, ouvrez la configuration concernée, puis l'onglet Cycles de facturations.
Chaque ligne correspond à une période facturée. Les colonnes indiquent le Cycle de facturation (les dates), le Total facturé, le Statut et la Date de facturation.
Trois statuts se succèdent :
• En attente... — les frais sont en cours de calcul et apparaîtront dans quelques minutes.
• Brouillon — les montants sont calculés mais rien n'est facturé. C'est le moment de vérifier.
• Finalisé — les factures clients existent.
Pour lancer une nouvelle période, cliquez sur Nouveau cycle et renseignez le Début et la Fin du cycle de facturation. Les cycles ne peuvent pas se chevaucher, ce qui garantit qu'une présence n'est jamais facturée deux fois.
Compléter un cycle
Si un client ou un participant manque au cycle, le menu ... de la ligne propose Ajouter un client et Ajouter un participant. Stageo calcule alors ses frais selon les présences enregistrées et la grille tarifaire configurée.
💡 Bon à savoir
Ajouter un client à un cycle déjà Finalisé facture ce client immédiatement : sa facture est créée sans repasser par une étape de brouillon.
Facturer
Lorsque le brouillon est correct, utilisez l'action Confirmer. Le cycle passe au statut Finalisé, une facture est créée pour chaque client concerné, et la notification Nouveaux frais de présences part si vous l'avez configurée.
Suivre les frais facturés
Les frais générés se consultent depuis Accueil → Frais de présence. Ouvrez un frais pour voir le détail des séances facturées, les documents associés, et agir dessus :
• Mettre à jour le calcul — recalcule le montant après une correction de présence.
• Enregistrer un paiement, Paiement en ligne, Payer avec le portefeuille — pour encaisser.
• Rembourser, Annuler, Restaurer — pour corriger après coup.
• Envoyer un message — pour relancer le client.
Côté client, les frais apparaissent dans son espace personnel, avec le détail des dates, des heures d'arrivée et de départ et des montants, et la possibilité de payer en ligne.
Exporter un cycle
Le menu ... d'un cycle propose Exporter. Avec un modèle d'export portant sur l'entité Frais de présence, vous obtenez un fichier Excel récapitulatif.
Si le modèle active l'option Inclure les factures (PDF), l'export devient une archive .zip contenant le fichier Excel et les factures PDF correspondantes. Dans ce cas, au moins un filtre doit être sélectionné (cycle, configuration, plage de dates ou statut de paiement) pour lancer l'export.