Si vous facturez vos garderies au temps passé, les heures relevées par vos moniteurs deviennent des montants sur les factures de vos clients. Cet article relie les deux bouts de la chaîne : ce que fait l'application sur le terrain, et ce que Stageo en fait au moment de facturer.
Dans cet article
• Ce que vous apprendrez : le parcours complet en six étapes, les réglages de tarification qui dépendent des présences, et les pièges à connaître avant de facturer.
• Prérequis : des activités avec des inscriptions, et des collaborateurs équipés de Stageo Companion.
• Articles connexes : Configurer des frais de présences, Facturer les frais de présences.
Le principe
La répartition des rôles est simple, et vaut la peine d'être expliquée à vos équipes :
• L'application produit la donnée : une heure d'arrivée, une heure de départ, ou une absence, pour chaque participant et chaque date.
• L'espace organisateur calcule et facture : la configuration des frais de présences transforme ces heures en montants, cycle de facturation après cycle de facturation.
Companion ne configure aucun tarif et n'émet aucune facture. En revanche, un pointage oublié ou approximatif se retrouve tel quel sur la facture du client.
Étape 1 — Configurer les frais de présences
Paramètres → Inscriptions → Frais de présence → Nouveau frais de présence. La configuration complète est détaillée dans Configurer des frais de présences.
Quatre réglages méritent une attention particulière, car ils déterminent la façon dont les gestes de vos collaborateurs sont interprétés.
Comptabilisation des présences
Ce réglage se trouve au niveau de chaque tarif, et non de la configuration. Il répond à la question : que faire d'une date pour laquelle aucun pointage n'a été enregistré ?
• Arrivée ou Départ — la date n'est facturée que si au moins une heure d'arrivée ou de départ a été enregistrée. Une date restée « En attente » n'est pas facturée.
• Aucune absence — la date est facturée sauf si le participant a été explicitement marqué Absent. Une date restée « En attente » est facturée, sur la base de l'horaire prévu.
C'est le réglage le plus structurant du dispositif.
Avec Aucune absence, un oubli de pointage donne une facturation à l'horaire prévu : vous ne perdez pas de recette, mais un participant qui n'est pas venu sera facturé si personne ne l'a marqué absent. Vos collaborateurs doivent donc pointer les absences.
Avec Arrivée ou Départ, un oubli de pointage donne une date non facturée : vous perdez la recette. Vos collaborateurs doivent pointer les présences.
Choisissez selon ce que vos équipes ont le plus de chances de faire réellement.
Regroupement des frais
• Un frais par client — une seule facture par client, regroupant tous ses participants.
• Un frais par participant — une facture par enfant. Les montants minimum, maximum et fixes s'appliquent alors à chacun.
Un changement de ce réglage ne s'applique qu'aux prochains cycles de facturation : les cycles déjà créés conservent leur mode de regroupement.
Délais gratuits
Les champs Délai gratuit avant le début de la disponibilité et Délai gratuit après la fin de la disponibilité absorbent les écarts normaux. Ils évitent de facturer un parent parce que son enfant a été pointé cinq minutes avant l'heure officielle.
Disponibilités déduites du temps facturé
Réglage au niveau du tarif : le temps prévu des inscriptions du participant aux disponibilités sélectionnées est retiré du temps facturé. C'est ce qui permet de facturer une garderie du matin sans facturer les heures de stage qui suivent.
Les dates marquées Absent ne sont pas déduites. Un enfant absent à son stage mais présent à la garderie verra donc l'intégralité de son temps de garderie facturé — ce qui est le comportement attendu, mais surprend si on ne le sait pas.
Étape 2 — Préparer le terrain
Trois choses à mettre en place avant le premier jour :
1. Les comptes collaborateurs, avec le bon rôle et les disponibilités attribuées — voir Préparer les comptes collaborateurs et se connecter. Sans attribution, un moniteur ouvre une application vide.
2. Les badges, si vous comptez scanner — voir Générer des badges de présences.
3. Une consigne claire à vos équipes : que faut-il pointer, et à quel moment ? Cette consigne découle directement du réglage Comptabilisation des présences ci-dessus.
Étape 3 — Prendre les présences
Sur le terrain, deux méthodes, interchangeables et cumulables :
• Le balayage — pour un groupe connu, sans badge.
• Le scan de badge — pour un flux continu à un point d'accueil.
Dans les deux cas, ce qui est enregistré est l'heure du geste. C'est le point à marteler auprès de vos équipes si vous facturez à la minute : pointer un groupe entier de mémoire à midi fausse toutes les factures de la journée.
Ce que Stageo fait d'une présence incomplète
La réalité du terrain est imparfaite. Stageo applique des règles de repli, qu'il vaut mieux connaître avant de découvrir une facture surprenante :
• Arrivée enregistrée, départ oublié → le départ est ramené à l'heure de fin prévue de la séance.
• Départ enregistré, arrivée oubliée → l'arrivée est ramenée à l'heure de début prévue de la séance.
• Double balayage (arrivée et départ à quelques secondes d'intervalle, durée inférieure à une minute) → l'arrivée est ramenée au début prévu de la séance. Le geste est traité comme un simple enregistrement de départ.
• Rien du tout → selon le réglage Comptabilisation des présences : non facturé en mode « Arrivée ou Départ », facturé sur l'horaire prévu en mode « Aucune absence ».
• Absent → aucun temps facturé ; la Réduction par absence configurée sur le tarif s'applique le cas échéant.
💡 Bon à savoir
Ces règles de repli protègent contre l'oubli, mais elles facturent l'horaire théorique. Un enfant réellement parti à 16 h mais dont le départ n'a pas été pointé sera facturé jusqu'à la fin prévue de la garderie, à 18 h. C'est exactement le type d'écart qui génère une réclamation client.
Étape 4 — Contrôler avant de facturer
C'est l'étape que l'on saute et que l'on regrette. Avant de créer un cycle, passez en revue la période dans Accueil → Présences.
Le filtre de Statut de présence vous permet de repérer, date par date, les participants restés En attente : ce sont les oublis potentiels. Ouvrez ensuite l'inscription concernée, onglet Présences, et utilisez le formulaire Mettre à jour la présence pour corriger précisément l'Heure d'arrivée, l'Heure de départ ou cocher Participant absent.
Notre conseil
Ne laissez pas ce contrôle s'accumuler jusqu'à la fin du mois : personne ne se souvient, trois semaines plus tard, de l'heure à laquelle un enfant est parti. Un coup d'œil hebdomadaire sur les présences « En attente » prend cinq minutes et évite les corrections à l'aveugle.
Étape 5 — Créer le cycle de facturation
Ouvrez votre configuration de frais de présence, onglet Cycles de facturations, puis Nouveau cycle. Renseignez le Début du cycle de facturation et la Fin du cycle de facturation.
Le cycle passe alors au statut En attente... pendant le calcul, puis au statut Brouillon lorsque les frais sont prêts. Le calcul peut prendre quelques minutes.
Au stade Brouillon, rien n'est encore facturé. Vous pouvez examiner les montants, et compléter le cycle via Ajouter un client ou Ajouter un participant si quelqu'un manque à l'appel.
Les cycles ne peuvent pas se chevaucher : c'est ce qui garantit qu'une même présence n'est jamais facturée deux fois.
Étape 6 — Confirmer
L'action Confirmer lance la facturation réelle. Le cycle passe au statut Finalisé, les factures clients sont créées, et la notification Nouveaux frais de présences part vers vos clients si vous l'avez configurée.
Corrigez avant de confirmer, pas après.
Tant que le cycle est au statut Brouillon, une correction de présence peut être répercutée en recalculant. Une fois le cycle Finalisé, les factures existent et ont été communiquées : rattraper une erreur suppose alors d'annuler ou de créditer, avec l'explication qui va avec au client.
Après confirmation, retrouvez le détail depuis Accueil → Frais de présences, et l'action Exporter du cycle pour obtenir un fichier récapitulatif — accompagné des factures PDF si votre modèle d'export active Inclure les factures (PDF).
En résumé
1. Configurez les frais de présences et choisissez la Comptabilisation des présences.
2. Attribuez les disponibilités à vos collaborateurs et imprimez les badges.
3. Pointez sur le terrain avec Companion, au moment du geste réel.
4. Contrôlez les présences « En attente » et corrigez les horaires.
5. Créez le cycle de facturation et vérifiez le brouillon.
6. Confirmez.