Avant qu'un collaborateur puisse prendre les présences depuis son téléphone, trois choses doivent être en place côté espace organisateur : un compte avec un mot de passe, un rôle correctement réglé, et des disponibilités qui lui sont attribuées.

• Ce que vous apprendrez : créer un compte collaborateur, choisir le bon type d'accès, attribuer les disponibilités et se connecter à l'application.

• Prérequis : disposer des droits administrateur sur votre compte organisateur.

• Articles connexes : Découvrir l'application Stageo Companion, Inviter des collaborateurs et gérer les rôles.

Rendez-vous dans Paramètres → Collaborateurs → Rôles, puis cliquez sur Nouveau rôle.

C'est le réglage le plus important pour l'application : il détermine quelles séances apparaîtront sur le téléphone du collaborateur.

• Accès limité aux données des disponibilités attribuées au collaborateur — le collaborateur ne voit que les disponibilités sur lesquelles vous l'avez explicitement placé. C'est le réglage recommandé pour vos moniteurs et votre personnel d'accueil.

• Accès illimité aux données des disponibilités — le collaborateur voit toutes les disponibilités de votre organisation. À réserver aux coordinateurs et responsables.

Dans la liste des Permissions, cochez au minimum :

• Consulter les présences

• Enregistrer les présences

Si vous souhaitez que vos collaborateurs puissent aussi ajouter des notes sur les inscriptions depuis l'application, activez la donnée Notes des clients dans la section « Accès aux données » ci-dessous.

La section Accès aux données contrôle quelles informations ce rôle peut consulter. Elle s'applique directement à l'application : un champ masqué n'apparaît ni sur la fiche du participant, ni dans la liste des colonnes que le collaborateur peut afficher.

Laissez Accès complet aux données activé pour tout voir, ou désactivez-le et sélectionnez les champs autorisés pour les Clients (Adresse e-mail, Téléphone, Adresse, Notes…), les Participants (Date de naissance, Notes…) et les Collaborateurs.

Rendez-vous dans Communauté → Collaborateurs → Tous les collaborateurs, puis cliquez sur Nouveau collaborateur.

Renseignez Prénom, Nom de famille et Adresse e-mail, puis sélectionnez le Rôle créé à l'étape 1.

Le champ Mot de passe mérite une attention particulière : « Laissez ce champ vide pour générer un mot de passe aléatoire. »

Les champs Accès aux catalogues et Accès aux lieux ne s'appliquent qu'aux rôles à accès illimité. Laissez-les vides pour un rôle à accès limité.

C'est cette étape qui remplit l'onglet Activités de l'application. Sans attribution, un collaborateur à accès limité ouvre une application vide.

Ouvrez la disponibilité concernée (Catalogues → [votre catalogue] → Disponibilités), puis renseignez le champ Collaborateurs.

Ce champ propose vos collaborateurs sous la forme Prénom Nom - Barème. Chaque collaborateur dispose d'un barème Default créé automatiquement : vous pouvez le sélectionner tel quel si vous ne suivez pas de prestations. Pour créer d'autres barèmes, ouvrez la fiche du collaborateur et son onglet Barèmes.

Le champ Collaborateurs est également disponible :

• sur chaque date de la disponibilité (onglet Dates), si l'encadrement change d'un jour à l'autre ;

• en modification en masse, pour attribuer une saison entière d'un coup ;

• depuis la vue calendrier et le planning par collaborateur.

Si vous répartissez vos participants en groupes, l'onglet Groupes de la disponibilité propose un champ Responsables : « Sélectionnez les collaborateurs responsables de ce groupe parmi ceux affectés à cette disponibilité. »

Un collaborateur désigné responsable d'un groupe ne verra, dans l'application, que les participants de ce groupe (plus ceux qui ne sont dans aucun groupe). Tant qu'il n'est responsable d'aucun groupe, il voit tous les participants de la disponibilité.

Pour savoir exactement ce que le collaborateur verra dans l'application, ouvrez sa fiche depuis Communauté → Collaborateurs, puis l'onglet Disponibilités. Cette liste correspond à ce que l'application affichera.

Sur l'écran d'accueil de Stageo Companion, le collaborateur appuie sur Connexion. Une page Stageo s'ouvre et lui demande son adresse e-mail et son mot de passe — les mêmes que pour l'espace organisateur.

Il n'y a aucune organisation à choisir : elle découle du compte utilisé. Si la même adresse e-mail est rattachée à plusieurs comptes, un écran Vous avez plusieurs comptes permet de sélectionner le bon, chaque ligne indiquant l'organisateur et le rôle.

La connexion reste active : il n'est pas nécessaire de se reconnecter chaque jour.

Sur la page de connexion, le lien Mot de passe oublié ? envoie un lien de réinitialisation à l'adresse indiquée. Le collaborateur choisit un nouveau mot de passe (6 caractères minimum), puis un bouton lui propose d'ouvrir directement l'application.

Onglet Profil → Déconnexion. À faire systématiquement si le téléphone est un appareil partagé ou s'il change de mains.

Si un bandeau rouge Vu en tant que… apparaît en haut de l'écran, l'application est ouverte dans une session de support : un membre de l'équipe Stageo consulte l'application telle que la voit ce collaborateur, à votre demande, pour vous aider à diagnostiquer un problème.

Le bouton Terminer met fin à cette session immédiatement.