Les groupes de participants permettent de subdiviser les inscriptions d'une même disponibilité entre vos collaborateurs. C'est utile lorsque vous encadrez de nombreux enfants sur un stage ou un camp et que chaque moniteur doit savoir qui lui est confié.
Attention
Nous ne recommandons pas cette fonctionnalité aux organisateurs avec un volume élevé de disponibilités. Chaque disponibilité demande une constitution manuelle des groupes et l'assignation participant par participant par glisser-déposer. Elle convient surtout aux disponibilités en période ou aux camps ponctuels, moins à des centaines de créneaux hebdomadaires.
Dans cet article
Ce que vous apprendrez : créer des groupes, assigner des responsables, répartir les participants et personnaliser l'affichage du tableau Kanban.
Prérequis : avoir des inscriptions sur la disponibilité concernée et des collaborateurs invités sur votre compte. Voir Inviter des collaborateurs et gérer les rôles.
Articles connexes : Catalogues, activités et disponibilités, Créer des disponibilités, Enregistrer les présences.
Ce que les groupes font (et ne font pas)
Les groupes sont une couche organisationnelle : ils clarifient qui est responsable de quels participants et filtrent ce que voient vos collaborateurs dans l'application mobile.
Ils n'impactent pas les tarifs, la facturation, la capacité de la disponibilité ni le statut des inscriptions.
💡 Bon à savoir
Ne confondez pas les groupes de participants avec la console de répartition. Celle-ci sert à placer des demandes d'inscription sur le planning. Les groupes de participants, eux, subdivisent les inscriptions à l'intérieur d'une disponibilité déjà existante.
Accéder à l'onglet Groupes
Ouvrez le catalogue concerné, rendez-vous dans la section Disponibilités, puis cliquez sur la disponibilité voulue. Sélectionnez l'onglet Groupes.
L'interface s'affiche sous forme de tableau Kanban : une colonne Non assignés et une colonne par groupe créé.
Créer ou modifier un groupe
Cliquez sur Nouveau groupe. Un tiroir s'ouvre avec un nom proposé automatiquement (#1, #2, etc.).
Renseignez les champs suivants :
Nom : libellé du groupe (ex. « Débutants », « Groupe 1 »).
Responsables : sélectionnez le tarif du ou des collaborateurs responsables de ce groupe.
Si le collaborateur choisi n'est pas encore lié à la disponibilité, Stageo le rattache automatiquement.
Cliquez sur Sauvegarder.
Pour modifier un groupe existant, cliquez sur l'en-tête de sa colonne dans le Kanban. Pour le supprimer, ouvrez le tiroir d'édition et cliquez sur Supprimer. Les participants concernés repassent en Non assignés.
Répartir les participants
Glissez-déposez les cartes de participants entre les colonnes. L'enregistrement est automatique : aucun bouton de sauvegarde n'est nécessaire sur le Kanban.
Chaque carte affiche les informations que vous avez choisies dans Préférences (voir section suivante). L'icône en haut à droite de la carte ouvre la fiche d'inscription dans un nouvel onglet.
Personnaliser les cartes (Préférences)
À côté de Nouveau groupe, cliquez sur le bouton Préférences (icône réglages).
Sélectionnez et ordonnez les propriétés affichées sur chaque carte. Par défaut, le nom et l'âge du participant sont activés. Vous pouvez y ajouter d'autres informations (client, options, questions personnalisées, etc.).
Cliquez sur Sauvegarder.
💡 Bon à savoir
Ces préférences sont mémorisées par collaborateur et valables pour toutes vos disponibilités. Chaque membre de l'équipe peut configurer sa propre vue.
Consulter les groupes ailleurs
Onglet Inscriptions de la disponibilité : une colonne Groupe est disponible. Si des groupes existent, les lignes sont regroupées par groupe par défaut.
Onglet Dates → cliquez sur une date → page Participants : une colonne et un filtre Groupe permettent de repérer rapidement la répartition du jour.
Collaborateurs et application mobile
Un collaborateur assigné comme Responsable d'un groupe voit, dans l'application mobile Stageo, les inscriptions de son groupe ainsi que les participants Non assignés de cette disponibilité.
Pour limiter l'accès aux seules données pertinentes, attribuez à vos moniteurs un rôle de type Accès restreint. Voir Inviter des collaborateurs et gérer les rôles.
Cas particuliers
Transférer une inscription vers une autre disponibilité réinitialise l'assignation au groupe. Voir Transférer une inscription.
Supprimer un groupe ne supprime aucune inscription : les participants repassent simplement en Non assignés.
Exemple : stage de tennis
Votre club organise un stage estival avec 60 enfants inscrits sur la disponibilité « Semaine 1 ». Vous créez 4 groupes (#1 à #4), assignez un moniteur responsable à chacun, puis glissez les participants dans la colonne correspondante. Chaque moniteur retrouve sa liste dans l'application mobile le jour J.