Cet article explique la logique financière des demandes d'inscription : acompte, solde, tarification selon le mode, et liste d'attente.
Dans cet article
• Ce que vous apprendrez : quand et combien le client paie, et comment configurer la notification de solde.
• Prérequis : avoir lu Comprendre les demandes d'inscription (chronologie en 3 phases).
• Articles connexes : Configurer les formules, Parcours client (site web), Traiter, répartir et approuver, Configurer les paiements en ligne.
Logique en deux temps
Les demandes d'inscription suivent une logique de paiement en deux temps, alignée sur la chronologie type :
Phase 1 : Acompte : à la soumission de la demande, le client paie l'Acompte de la formule choisie.
Phase 3 : Solde : après Créer les inscriptions, le solde (montant total moins acompte déjà payé) est demandé au client. C'est le moment habituel pour envoyer la notification Horaire confirmé.
D'où viennent les montants
Chaque formule porte deux colonnes facultatives, Acompte et Prix (voir Configurer les formules) :
Acompte renseigné → c'est le montant payé à la soumission. Laissé vide → l'Acompte par défaut de l'activité s'applique, multiplié par le nombre d'inscriptions de la formule.
Prix renseigné → c'est le prix total des inscriptions créées à l'approbation, réparti entre elles. Laissé vide → le Prix par défaut de l'activité s'applique (et, en mode Créneaux dérivés des disponibilités, le tarif des disponibilités correspondantes).
Les options éventuelles s'ajoutent au total.
💡 Bon à savoir
Il n'y a plus de pourcentage d'acompte : vous saisissez directement un montant. Et lorsque la formule ne porte pas de montant, rien n'est figé au moment de la demande : modifier le prix ou l'acompte de l'activité re-tarifie automatiquement ses demandes en attente.
Créneaux configurés
Aucune disponibilité n'intervient dans le calcul : le montant vient de la formule, ou à défaut de l'activité.
Exemple : formule à 200 € avec un acompte de 60 € → le client paie 60 € à la soumission, puis 140 € de solde.
Créneaux dérivés des disponibilités
Si la formule ne porte pas de Prix, le montant est basé sur la disponibilité la moins chère correspondant au lieu et à la période sélectionnés. Si elle en porte un, ce prix de formule prime : vous vendez alors un tarif « à la formule » indépendant du planning.
Exemple : école de padel
Formule « 1 cours/semaine », Prix et Acompte laissés vides. Le cours coûte 45 € avec un acompte de 15 € sur la disponibilité. Le client paie 15 € à la soumission de sa demande ; à la confirmation, le solde de 30 € lui est demandé via la notification Horaire confirmé.
Après Créer les inscriptions
Lorsque le responsable clique sur Créer les inscriptions :
• De vraies Inscriptions sont créées, liées à des disponibilités concrètes. Le Prix de la formule est réparti entre elles (ex. 800 € pour 2 inscriptions → 400 € chacune).
• L'acompte déjà payé est réalloué vers les inscriptions.
• La facturation bascule : la ligne Demande d'inscription est créditée, de nouvelles lignes Inscription sont créées.
Configurer la notification Horaire confirmé
Pour inviter le client à payer son solde à la confirmation, configurez une notification basée sur l'événement Inscription enregistrée.
Rendez-vous dans Paramètres → Paramètres des communications et créez une notification ciblant le segment de catalogue concerné. Intégrez un lien de paiement du solde dans le contenu de l'e-mail.
C'est généralement à ce moment que les clients reçoivent leur horaire définitif.
Liste d'attente automatique
Si vous activez la Liste d'attente automatique en mode Capacité des disponibilités, le formulaire de demande d'inscription est remplacé par un formulaire de liste d'attente lorsque toutes les périodes futures sont saturées (demandes en attente + approuvées ayant atteint la capacité).
Cela permet de continuer à recueillir des intérêts même quand le planning est complet.
Notre conseil
Un acompte représentant 25 à 40 % du prix est courant pour les écoles sportives. Il engage le client sans bloquer votre trésorerie en cas d'annulation avant confirmation.