Cet article couvre les phases 2 et 3 de la chronologie : constitution des groupes et confirmation des inscriptions. C'est le travail quotidien du responsable académique.
Dans cet article
Ce que vous apprendrez : utiliser la liste des demandes, la console de répartition, et confirmer les inscriptions.
Prérequis : avoir reçu des demandes d'inscription (phase 1 terminée côté clients).
Articles connexes : Comprendre les demandes d'inscription, Utiliser la console de répartition, Acomptes, solde et tarification.
Vue liste des demandes
Rendez-vous dans Paniers → Demandes d'inscriptions pour accéder à l'ensemble des demandes.
Filtrez par statut, période, lieu ou activité. Les colonnes affichent le client, le participant, les Créneaux horaires souhaités et le statut.
Depuis cette vue, vous pouvez :
Consulter le détail d'une demande (montant, historique, paiements).
Modifier une demande en attente (créneaux, formule, activité).
Rejeter une demande (refus du club).
Phase 2 : Constitution des groupes
La console de répartition est l'outil principal du responsable académique pour composer les groupes et ajuster le planning.
Accéder à la console de répartition
Le raccourci le plus direct : Accueil → Demandes d'inscriptions. Vous arrivez directement sur la console de répartition.
La barre latérale affiche les demandes au statut En attente, avec les Créneaux sélectionnés et les informations du participant. Vous pouvez aussi créer ou modifier des disponibilités depuis le planning, sans passer par Catalogues.
Pour le détail de chaque bouton et action, consultez Utiliser la console de répartition.
Répartir les demandes
Glissez-déposez chaque demande sur une disponibilité du planning. Pour une formule à 2 Inscriptions souhaitées, assignez 2 disponibilités distinctes (ex. lundi 17h et mercredi 18h).
Ce travail peut se faire au fur et à mesure des arrivées ; vous n'êtes pas obligé d'attendre la fin de la période d'ouverture.
Les assignations sont enregistrées automatiquement au glisser-déposer. Lorsque toutes les places d'une demande sont assignées, son statut affiche Réparti.
Activez les Contraintes de répartition (via Préférences) pour éviter les erreurs :
Âge du participant : vérifie la compatibilité avec la disponibilité.
Créneaux sélectionnés : vérifie que l'horaire de la disponibilité correspond à un créneau demandé.
Activité sélectionnée : vérifie la correspondance d'activité.
Assignation automatique
Si l'Assignation automatique est activée (mode Créneaux dérivés), le système pré-positionne les demandes sur les disponibilités correspondantes dès leur soumission. Le responsable académique supervise ces pré-assignations et les ajuste si nécessaire.
Exemple : école de tennis
Le responsable académique ouvre Demandes d'inscriptions, assigne 12 enfants débutants sur les créneaux du mardi 17h avec la moniteur Sophie, et confirme l'ensemble des inscriptions la semaine précédant la rentrée.
Phase 3 : Confirmation
Quand les groupes sont prêts, souvent environ 2 semaines avant le début des cours : cliquez sur Créer les inscriptions dans la console de répartition.
Effets :
De vraies Inscriptions sont créées, chacune liée à une disponibilité assignée.
La demande passe au statut Approuvée.
La facturation bascule (voir Acomptes, solde et tarification).
La notification Horaire confirmé peut être envoyée pour demander le paiement du solde.
Notre conseil
Profitez du moment de la confirmation pour vérifier une dernière fois la cohérence des groupes (niveaux, effectifs, moniteurs) avant d'envoyer les horaires définitifs aux clients.
Rejeter vs Annuler
Rejeter : action du club sur une demande En attente. Le statut passe à Rejetée. L'acompte peut être remboursé selon votre politique.
Annulée : le client ou l'administrateur annule la demande avant approbation. Un enregistrement d'annulation est créé selon votre configuration d'annulations.
💡 Bon à savoir
Une fois la demande Réparti, l'activité, la formule et la période ne sont plus modifiables sur la demande. Le délai entre la phase 2 et la phase 3 est entièrement flexible selon votre organisation.