Cet article concerne les inscriptions par demande d'inscription et par créneaux (modes Créneaux configurés ou Créneaux dérivés des disponibilités). Il ne traite pas des réservations de courts ou d'infrastructures.
Dans cet article
Ce que vous apprendrez : le principe des demandes d'inscription, la chronologie type en 3 phases, et comment ce flux diffère de l'inscription directe.
Prérequis : aucun, c'est le point de départ de la collection.
Articles connexes : les 10 autres articles de cette collection (voir le guide ci-dessous).
💡 Bon à savoir
Dans Stageo, les inscriptions concernent la participation à une activité (cours de tennis, stage, école de padel, etc.).
Les réservations concernent la location d'une infrastructure (court, piscine, etc.). Cette collection porte uniquement sur les inscriptions.
Le principe : un humain dans la boucle
Une demande d'inscription est une étape intermédiaire entre la volonté du client et l'inscription définitive. Le client ne s'inscrit pas directement à un cours précis : il soumet des préférences (formule, créneaux horaires, lieu, etc.) et paie un acompte. C'est ensuite à l'organisateur, en pratique souvent un responsable académique, de composer les groupes et de confirmer en créant les vraies inscriptions.
Notre conseil
Choisissez ce flux lorsque le niveau du participant, les créneaux souhaités et les disponibilités réelles (moniteur, court, capacité) doivent être arbitrés par un responsable. C'est le cas typique des écoles de tennis, de padel ou de natation.
Exemple : école de tennis
40 parents déposent leurs préférences sur 3 créneaux possibles (lundi 17h, mercredi 18h, samedi 10h). Le responsable académique constitue des groupes homogènes en niveau (débutants ensemble, intermédiaires ensemble), avant de confirmer les horaires définitifs de chaque enfant.
Exemple : camp d'été (contre-exemple)
Un parent s'inscrit directement à une semaine de stage affichée sur le site. Il obtient immédiatement une inscription directe, sans étape intermédiaire ni validation par un responsable. Le client est totalement autonome.
Chronologie type en 3 phases
Voici le déroulé le plus courant dans les écoles sportives. Chaque phase correspond à des actions précises dans Stageo.
Phase 1 : Ouverture des demandes (quelques semaines)
Qui : les clients (parents ou participants).
Quoi : soumission d'une demande d'inscription avec sélection de créneaux souhaités par ordre de préférence. La demande passe au statut En attente.
Paiement : l'acompte uniquement (selon le Pourcentage d'acompte configuré). Le solde reste dû. Voir Parcours client
Phase 2 : Constitution des groupes (en continu)
Qui : le responsable académique (ou un collaborateur habilité).
Accès : Accueil → Demandes d'inscriptions ouvre directement la console de répartition.
Quoi : répartition des demandes sur le planning, création ou ajustement des disponibilités, constitution des groupes. Ce travail peut se faire au fur et à mesure des arrivées. Voir Utiliser la console de répartition et Traiter, répartir et approuver
Avec l'Assignation automatique (mode Créneaux dérivés), le système pré-positionne les demandes ; le responsable supervise et ajuste.
Phase 3 : Confirmation (souvent quelques semaines avant le début)
Qui : le responsable académique.
Quoi : clic sur Créer les inscriptions. Statut Approuvée, vraies inscriptions créées.
Paiement : notification Horaire confirmé, puis paiement du solde. Voir Acomptes et tarification
💡 Bon à savoir
Ce déroulé est le cas classique des écoles sportives, mais vous pouvez l'adapter : confirmer plus tôt, répartir en une seule fois, ou modifier les délais selon votre organisation.
Inscription directe vs demande d'inscription
Autonomie du client : en inscription directe, le client choisit et valide seul. En demande d'inscription, il exprime des préférences et un responsable valide.
Validation humaine : aucune en inscription directe ; obligatoire en demande d'inscription (composition des groupes, puis Créer les inscriptions).
Paiement initial : total ou acompte en inscription directe ; acompte à la soumission et solde à la confirmation en demande d'inscription.
Cas d'usage : camps et stages en inscription directe ; écoles de tennis, padel et natation en demande d'inscription.
Statuts d'une demande d'inscription
En attente : demande soumise, acompte payé, pas encore d'inscription définitive.
Réparti : disponibilités assignées, inscriptions pas encore créées.
Approuvée : Créer les inscriptions effectué, inscriptions existantes.
Rejetée : refus du club.
Annulée : annulation par le client ou l'administrateur.
Les deux modes de sélection par créneaux
Créneaux configurés : grille hebdomadaire fixe, tarif par formule.
Créneaux dérivés des disponibilités : choix calculés depuis le planning, mode recommandé.
Notre conseil
Si vous débutez, privilégiez les Créneaux dérivés des disponibilités.
Guide de la collection
Configuration (dans l'ordre recommandé) :
Exploitation :